Privatrechnung: was muss drauf? Kostenlose Word- und Excel-Vorlage

Es gibt Situationen in denen Du eine Privatrechnung schreiben musst: wir haben eine einfache Muster-Vorlage als Word- und Excel-Datei entworfen, die du hier kostenlos herunterladen kannst.

Auch als Privatperson darfst Du Rechnungen schreiben. Dies ist dann der Fall, wenn Du beispielsweise:

  • den Verkauf an eine andere Privatperson dokumentieren möchtest
  • dein Käufer ein Unternehmen oder Unternehmer/in ist und eine Rechnung benötigt, um den Betrag als Betriebsausgaben geltend machen zu können

Download

Inhalte einer Privatrechnung

Die Privatrechnung muss, um auch vor Finanzbehörden anerkannt zu werden, folgende Inhalte haben:

  • vollständiger Name (Vor- und Nachname)
  • Anschrift des Verkäufers
  • Anschrift des Käufers
  • Rechnungsdatum oder Datum des Verkaufs
  • Beschreibung des Artikels oder der Dienstleistung
  • Verkaufspreis
  • Je nach Bedarf: Zusätze zur Zahlungsweise, Bestätigung des Erhalts der Waren/Dienstleistungen und Unterschriften beider Parteien

Hinweis zu GoBD

Unsere Vorlagen als Word- und Excel-Datei entsprechen NICHT den Anforderungen an GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff).

Wichtiger Hinweis für Privatrechnungen

Es ist wichtig, dass auf einer Privatrechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen wird. Du agierst als Privatperson. Als Kleinunternehmer hättst Du die Option einen Verweis auf die Kleinunternehmerregelung anzugeben. Dieser kann wie folgt lauten:

„Kein Steuerausweis aufgrund der Anwendung der Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG)“ Quelle: IHK Stuttgart

Privatrechnung

Privatrechnung schreiben: Anleitung

  1. Klicke auf „Herunterladen“, um Dir die Excel- oder Word-Mustervorlage kostenlos auf deinen PC oder Smartphone zu laden.
  2. Ergänze nun Deine Privatadresse auf der ersten Zeile oben links und direkt darunter die Adresse des Empfängers der Rechnung.
  3. Trage oben rechts das Rechnungsdatum ein. In der Word-Vorlage ist ein Makro hinterlegt, dass automatisch das heutige Datum einträgt.
  4. Du kannst den Betreff „Rechnung“ so beibehalten oder nach Deinen Vorstellungen ergänzen, um den Überblick bei Deinen Privatrechnungen zu behalten z.B. „Rechnung Sommerreifen“ oder „Rechnung Badschrank“.
  5. Nun folgt eine Tabelle mit den Positionen (1 bis x), der Bezeichnung, Menge, Einzelpreis und Gesamtpreis. Trage hier Deine Werte ein z.B. Pos 1 -> Kinderfahrrad Frosch -> 80,00€ -> 80,00€
  6. Errechne den Gesamtpreis aller Positionen und trage den Wert ein.
  7. Abschließend kannst Du Zahlungsbedingungen, „Betrag bar erhalten“ oder weitere Informationen für den Verkäufer angeben.
  8. Geschafft. Vergiss nicht Deine Vorlage lokal zwischen zu speichern, um Dich vor Datenverlust zu schützen. Du kannst die Privatrechnung nun ausdrucken oder via „Speichern unter“ als PDF-Dokument abspeichern und als Anhang versenden.

Marcel Klitzsch
Initiator
Marcel Klitzsch ist Ehemann, Vater und Initiator von Wiado. Sein besonderes Augenmerk gilt den Themen Nachhaltigkeit, Verbraucherinformationen und Transparenz. Er widmet sich gern der Pflanzenfotografie und fährt am liebsten mit dem Rad ins Office.
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Marcel Klitzsch
Marcel Klitzsch ist Ehemann, Vater und Initiator von Wiado. Sein besonderes Augenmerk gilt den Themen Nachhaltigkeit, Verbraucherinformationen und Transparenz. Er widmet sich gern der Pflanzenfotografie und fährt am liebsten mit dem Rad ins Office.
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