Nicht umlagefähige Nebenkosten: Überblick für Mieter und Vermieter

Wohnraum zu unterhalten ist mit Kosten verbunden. Einen Teil der dabei anfallenden Ausgaben können Vermieter auf die Mietparteien umlegen. Der folgende Artikel soll sowohl für Vermieter als auch Mieter eine Übersicht bieten, welche Kosten nicht umgelegt werden dürfen bzw. nicht übernommen werden müssen.

Nicht umlagefähige Nebenkosten Betriebskostenabrechnung

Oft werden in dieser Hinsicht die Begriffe Nebenkosten und Betriebskosten synonym verwendet. Schaut man jedoch etwas genauer hin, stellt man fest, dass dies so nicht korrekt ist. Denn in ihrer Bedeutung gibt es doch kleine, aber feine Unterschiede.

Nebenkosten vs. Betriebskosten

Für den Begriff Nebenkosten gibt es zunächst erst einmal keine rechtliche Definition. Unter Nebenkosten fasst man in den meisten Fällen sämtliche anfallende Bewirtschaftungskosten eines (Wohn)Objekts zusammen. Damit umfassen sie deutlich mehr Inhalte als die Betriebskosten. Diese erfahren – im Gegensatz zu den Nebenkosten – eine eindeutige juristische Definition.  In der §1 Abs.1 der Betriebskostenverordnung (BetrKV) heißt es nämlich dazu

Betriebskosten sind die Kosten, die dem Eigentümer oder Erbbauberechtigten durch das Eigentum oder Erbbaurecht am Grundstück oder durch den bestimmungsmäßigen Gebrauch des Gebäudes, der Nebengebäude, Anlagen, Einrichtungen und des Grundstücks laufend entstehen.

Diese Kosten können anschließend auf den Mieter umgelegt werden. Bei den Betriebskosten handelt es sich folglich um die umlagefähigen Nebenkosten.

NICHT zu den Betriebskosten gehören nach §1 Abs.2 BetrKV allerdings explizit:

  • Verwaltungskosten
  • Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten

Achtung: Bei Letzteren handelt es sich um die Kosten, die anfallen, um durch Abnutzung, Alterung oder Witterungseinwirkung entstandene Mängel zu beseitigen. Wann das der Fall ist, ist oft Streitfrage zwischen Vermieter und Mieter. Kann der Vermieter jedoch mutwillige Beschädigungen seitens des Mieters nachweisen, so sind die anfallenden Kosten umlegbar.

Umlagefähige Nebenkosten – ein Überblick

Nicht umlagefähige Nebenkosten Collage Schornsteinfeger Wasseruhr Heizkostenverteiler

Abgesehen von den oben genannten beiden Posten, gibt es jedoch keine weitere gesetzliche Regelung zu den nicht umlagefähigen Nebenkosten. Was zu den Betriebskosten zählt ist, dagegen in §2 BetrKV ausdrücklich geregelt. Um zu wissen, was NICHT umgelegt werden darf, ist es also zunächst erst einmal wichtig zu wissen, was abgerechnet werden darf. Zu den laufend entstehenden und damit umlegbaren Kosten zählen dabei:

  • Öffentliche Lasten des Grundstücks (z.B. Grundsteuer)
  • Wasserversorgung
  • Entwässerung/Abwasser
  • Heizkosten
  • Warmwasser
  • Fahrstuhl/Aufzug (auch für Mieter, die ihn nicht nutzen)
  • Straßenreinigung/Müllbeseitigung (Anschaffung von Mülltonnen aber NICHT umlegbar)
  • Gebäudereinigung/Ungezieferbekämpfung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung
  • Schornsteinreinigung
  • Versicherung (z.B. Wohngebäude– oder Elementarschädenversicherung)
  • Hausmeister
  • Antenne und Kabel
  • Wäschepflege (nur bei Bereitstellung durch Vermieter)
  • Sonstige Kosten (z.B. weitere Reinigungsarbeiten oder Anstellung weiterer Dienstleister – um umlegbar zu sein, muss dies jedoch ausdrücklich im Mietvertrag festgehalten sein)

Die Kosten für sogenannte „warme“ Betriebskosten (Heizung, Warmwasser) sind grundsätzlich verbrauchsabhängig abzurechnen. Die gesetzliche Grundlage hierzu findet sich in der Heizkostenverordnung (HeizkostenV).

Achtung: Nur bei ausdrücklicher Vereinbarung im Mietvertrag ist es dem Vermieter erlaubt, die umlagefähigen Nebenkosten auch tatsächlich auf den Mieter umzulegen.

Übersicht über nicht umlagefähige Nebenkosten

Auf der Grundlage der Betriebskosten ist es nun möglich festzustellen, welche Ausgaben des Vermieters nicht umlegbar sind. Dazu gehören unter anderem

  • Wartungskosten und Überprüfungsarbeiten (Ausnahmen: Aufzug, Heizungs-/Wasseranlagen)
  • Jegliche Kontogebühren bzw. Kosten des Geldverkehrs
  • Rechtsschutzversicherung des Vermieters
  • Rechts- und Beratungskosten
  • Portokosten der Abrechnung
  • Leerstandskosten
  • Fassadenreinigung, z.B. nach Graffiti-Schäden
  • Kontrolle der Dachflächen
  • Anschaffung und Installation von Feuerlöschern
  • Erbbauzinsen
  • Mietverlustversicherung
  • Reparaturkostenversicherung
  • Instandhaltungsrücklagen
  • Kreditzinsen, z.B. für den Kauf von Heizöl
  • Anliegerbeiträge, etwa für Erschließung neuer Flächen oder Straßenbau

Diese Liste ließe sich beliebig fortsetzen. Vermieter sind dabei laut §535 Abs.1 BGB dazu verpflichtet, dem Mieter die Mietsache (hier also die Wohnung) „in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten.“

Tipp für Vermieter: Da Instandhaltungs- und Instandsetzungskosten ausdrücklich nicht zu den Betriebskosten zählen, sind sie nicht umlagefähig. Sie können sie jedoch in Ihrer Steuererklärung beim Finanzamt in Anlage V als Werbungskosten geltend machen.

Nebenkostenabrechnung – Was ist zu beachten?

Nnicht umlagefähige Nebenkosten Nebenkostenabrechnung Brief Briefkasten

Ob für den Mieter tatsächlich noch zusätzliche Kosten zur Miete anfallen, ist dabei von folgenden Faktoren abhängig:

  • Abgerechnete Betriebskosten sind laut BetrKV bzw. HeizkostenV gesetzlich zulässig
  • Kosten sind tatsächlich angefallen
  • Zusätzlich zu zahlende Kosten sind explizit im Vertrag vereinbart

Laut §259 BGB zur Rechenschaftspflicht muss die dem Mieter durch den Vermieter vorgelegte Betriebskostenabrechnung transparent und verständlich sein. Weiterhin muss sie dem Mieter spätestens mit Ablauf des 12. Monats nach Ende des zur Abrechnung herangezogenen Zeitraums zugestellt worden sein. Im Zweifelsfall liegt die Beweispflicht dafür beim Vermieter (§556 BGB).

Dem Mieter steht nach Zustellung der Abrechnung ein gewisser Zeitraum (normalerweise ca. 10 Tage) zu, um die Unterlagen zu prüfen. Dies sollten Sie unbedingt tun, denn fast die Hälfte aller Abrechnungen beinhaltet Fehler. Sollte das auch bei Ihnen der Fall sein, so können sich für Sie durchaus finanzielle Vorteile einstellen:

  • Geringerer Betrag der aktuell zu zahlenden Nebenkosten
  • Verringerung zukünftiger Nebenkosten
  • Eventuelle Rückerstattung zu viel gezahlter Nebenkosten für bis zu 3 Jahre

Tipp: Bei der Nebenkostenabrechnung gilt für Mieter grundsätzlich der Leitsatz: „Erst prüfen, dann zahlen.“

Quellen:
https://www.das.de/de/rechtsportal/mietrecht/mietnebenkosten/nicht-umlegbare-hauskosten.aspx
https://www.mietrecht.org/nebenkosten/nicht-umlegbare-nebenkosten/
https://www.se-im.de/upload/9516578-4765420-Betriebskosten-was-ist-umlegbar-bei-Wohnnutzung.pdf
http://www.wirtschaftslexikon.co/d/nebenkosten-betriebskosten/nebenkosten-betriebskosten.htm

Mirko Kreißig
Über unseren Autor
Mirko Kreißig ist Online-Redakteur bei Wiado. Als studierter Anglist hat er nicht nur ein Faible für Sprachen, sondern auch für Nachhaltigkeit und Verbraucherschutz. Auch in schlechten Zeiten versucht er sich sein Credo „Always look on the bright side of life“ zu bewahren und die Leser mit einem Lächeln sicher durch die kleinen und großen Tücken des Alltags zu lotsen.
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Mirko Kreißig
Mirko Kreißig ist Online-Redakteur bei Wiado. Als studierter Anglist hat er nicht nur ein Faible für Sprachen, sondern auch für Nachhaltigkeit und Verbraucherschutz. Auch in schlechten Zeiten versucht er sich sein Credo „Always look on the bright side of life“ zu bewahren und die Leser mit einem Lächeln sicher durch die kleinen und großen Tücken des Alltags zu lotsen.
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