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Für Privatpersonen gibt es grundsätzlich keine gesetzliche Vorschrift wie lange Sie Kontoauszüge aufbewahren müssen. Dennoch kann es in manchen Situationen sinnvoll sein, wenn Sie den ein oder anderen Kontoauszug nicht gleich nach Erhalt vernichten.
Wie lange müssen Privatpersonen Kontoauszüge aufbewahren?
Wenn Sie zum Beispiel eine Haushaltshilfe oder anderes Person wie zum Beispiel einen Gärtner beschäftigen, können Sie deren Lohnkosten steuerlich absetzen. Als Nachweis für die Zahlung sollten Sie die jeweiligen Kontoauszüge aufbewahren, und zwar mindestens so lange, bis Sie den Steuerbescheid für das entsprechende Jahr erhalten haben. Noch besser ist es, die Auszüge bis nach Ablauf der für Steuerbescheide vorgesehenen Einspruchsfrist (4 Wochen) zu behalten.
Die Empfehlung zur Aufbewahrung gilt auch für die Zahlung von Rechnungen von Handwerkern und Dienstleistungsunternehmen, die Sie mit Leistungen beauftragt haben, die Ihr Grundstück oder Ihre Immobilie betreffen. Diese Auszüge müssen Sie mindestens zwei Jahre aufheben. Grund: Mithilfe dieser Belege kann das Finanzamt im Bedarfsfall überprüfen, ob das Unternehmen oder der Betrieb die Umsatzsteuer korrekt ausgewiesen hat. Das bedeutet gleichzeitig, dass Sie als Kunde des Unternehmens gegenüber den Finanzbehörden auskunftspflichtig sind. Experten empfehlen, die Auszüge länger, nämlich fünf Jahre aufzubewahren. Dann endet auch die gesetzliche Gewährleistungspflicht für die Leistungen von Handwerkern und Sie können die Zahlungsbelege getrost vernichten. Beachten Sie dabei: Die genannten Fristen beziehen sich immer auf das Ende des Kalenderjahres, in dem die Leistung erbracht wurde.
Die Verjährungsfrist für Miet- und Kautionszahlungen beträgt laut Bürgerlichem Gesetzbuch drei Jahre. Bis dahin sollten Sie entsprechende Kontoauszüge aufbewahren, sofern Ihre Überschusseinkünfte weniger als 500.000 Euro betragen. Liegen Ihre Überschusseinkünfte über dieser Grenze, sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Kontoauszüge sechs Jahre lang aufzubewahren. Überschusseinkünfte sind alle Einkünfte, die Sie laut §22 Einkommensteuergesetz aus nichtselbstständiger Arbeit, Vermietung und Verpachtung, Kapitalvermögen und anderen dort genannten Quellen erzielen.
Deshalb sollten Sie auch als Privatperson jeden Kontoauszug aufbewahren, der als Zahlungsbeleg dient für:
- Handwerkerleistungen
- Dienstleistungen
- Mietzahlungen
- Kautionszahlungen
So können Sie im Falle eines Rechtsstreits die geleistete Zahlung nachweisen, was insbesondere bei höheren Summen sehr hilfreich sein kann.
Aufbewahrungsfrist bei Selbstständigen oder Unternehmen
Anders als für Privatpersonen, gelten für Unternehmen und Selbstständige andere Aufbewahrungsfristen. Laut §257 Handelsgesetzbuch sind sie dazu verpflichtet, ihre Buchungsbelege mindestens 10 Jahre lang aufzubewahren. Darunter fallen:
- alle steuerrelevanten Belege, einschließlich Auszüge der Geschäftskonten
- Inventarlisten
- Jahresabschlüsse
- Aufzeichnungen
- Arbeitsanweisungen
- Lageberichte
Unterschied zwischen elektronischen und Kontoauszügen in Papierform
Bei Privatpersonen wird ein ausgedruckter elektronischer Kontoauszug vom Finanzamt als Zahlungsbeleg anerkannt – sofern die Überschusseinkünfte dieser Privatperson weniger als 500.000 Euro betragen. Bei Selbstständigen und Unternehmen ist das jedoch nicht der Fall. Hier gilt der Ausdruck eines elektronischen Kontoauszugs lediglich als Kopie und das digitale Dokument als Original, das aufzubewahren ist. Mit anderen Worten: Wenn Sie die Dateien löschen, stellt dies einen Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht dar.
Tipp: Nutzen Sie den Service vieler Banken, die digitalen Auszüge online für Sie zu speichern. Achten Sie dabei jedoch darauf, dass Sie und die zuständigen Finanzbehörden bei Bedarf jederzeit auf die Dateien Zugriff haben können. Und informieren Sie sich vorher über die automatischen Aufbewahrungsfristen der Bank. Während einige Institute die elektronischen Kontoauszüge drei Jahre lang speichern, vernichten andere Banken die digitalen Auszüge nach zehn Jahren automatisch. Manche Banken stellen ihren Kunden die Auszüge zeitlich unbefristet zur Verfügung.
Im Notfall: Fehlenden Kontoauszug nachbestellen
In der Vielzahl von Unterlagen kann immer etwas verloren gehen. Doch keine Sorge: Wenn Ihnen ein wichtiger Kontoauszug fehlt, können Sie diesen in der Regel gegen eine Gebühr bei Ihrer Bank nachbestellen. Wie hoch diese Gebühr ausfällt, ist von Bank zu Bank verschieden und hängt auch davon ab, wie alt der Kontoauszug ist, für den Sie einen Nachdruck benötigen. Die Höhe der Gebühren können Sie dem Preis- und Leistungsverzeichnis Ihrer Bank entnehmen.
Zu hohe Kosten sollten Sie aber nicht akzeptieren. Ein Beispiel: Der BGH urteilte vor einiger Zeit, dass das Nachbestellen eines Kontoauszugs, der sechs Monate zurückliegt, nicht wie von der Bank gefordert mit 15 Euro berechnet werden darf. Seitdem hat das Institut seine Gebührenstruktur so angepasst, dass:
- Kontoauszüge, die bis zu 13 Monate alt sind, 3 Euro und
- Kontoauszüge, die älter als 13 Monaten sind, 15 Euro kosten.
Wenn Sie Onlinebanking nutzen, können Sie bei den meisten Banken Ihre Kontoumsätze der letzten 12 Monate einsehen. Viele Banken schicken Ihren Onlinebanking-Kunden darüber hinaus monatliche Kontoauszüge im PDF-Format zu, die Sie über das Onlineportal Ihrer Bank einsehen, herunterladen, speichern und bei Bedarf ausdrucken können.
Quellen:
https://www.handelsblatt.com/finanzen/anlagestrategie/trends/21025114.html
https://www.biallo.de/girokonto/ratgeber/bankbelege/#
https://www.hk24.de/produktmarken/beratung-service/recht_und_steuern/steuerrecht/abgabenrecht/aufbewahrungsfristen-geschaeftsunterlagen/1157174#titleInText0
http://www.faz.net/aktuell/finanzen/meine-finanzen/sparen-und-geld-anlegen/bgh-urteil-15-euro-fuer-einen-kontoauszug-sind-zu-viel-12715325.html
https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__22.html
