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Ob Kontoauszüge, Mietverträge, Rechnungen oder Versicherungspolicen – mit den Jahren füllen persönliche Unterlagen schnell mehrere Ordner. Deshalb sollten Sie durch regelmäßiges Aussortieren immer wieder Platz schaffen. Achten Sie dabei jedoch unbedingt auf die Aufbewahrungsfristen der einzelnen Dokumente! Denn während dieser Fristen dienen die Unterlagen zum Beispiel als Nachweis gegenüber Steuerbehörden, um Forderungen gegenüber Herstellern erworbener Produkte durchzusetzen oder Ansprüche bei Versicherungen anmelden zu können. Das Entsorgen dieser Dokumente wäre für Sie also nicht nur mit finanziellen Nachteilen verbunden, sondern könnte im Falle von Steuerunterlagen sogar ein Bußgeld nach sich ziehen. Damit Sie davon verschont bleiben, finden Sie im Folgenden die Aufbewahrungsfristen für die wichtigsten Bereiche des Lebens.
Aufbewahrungsfristen für Haus und Wohnung
Als Haus- und Grundbesitzer, aber auch als Mieter, sollten Sie einige Dokumente, für die spezielle Aufbewahrungsfristen gelten, sorgfältig abheften.
Baumängel
Dach, Keller, Wärmedämmung – Mängel beim Hausbau sind keine Seltenheit. Schätzungen zufolge sind etwa 60 bis 70 Prozent der Bauherren betroffen. Um Mängel geltend zu machen, müssen Sie Rechnungen und Unterlagen wie Verträge, die mit dem Hausbau zusammenhängen, mindestens fünf Jahre aufbewahren. So lange läuft die Gewährleistungsfrist für Baumängel.
Handwerkerrechnungen
Als Hausbesitzer oder Mieter können Sie von Handwerkern durchgeführte Arbeiten von der Steuer absetzen. Die Aufbewahrungsfristen für Rechnungen betragen mindestens zwei Jahre. Der leistende Unternehmer hat den Kunden darauf hinzuweisen. Heften Sie diese Unterlagen nicht ab und können sie deshalb auf Nachfrage der Steuerbehörde nicht vorzeigen, droht eine Geldbuße von bis zu 500 Euro.
Nebenkostenabrechnung
Die jährliche Nebenkostenabrechnung Ihres Vermieters sollten Sie nach Erhalt mindestens zwölf Monate aufbewahren. Während dieser Zeit haben Sie die Möglichkeit, die Berechnungen auf Richtigkeit zu prüfen und der Abrechnung gegebenenfalls zu widersprechen.
Mietvertrag
Den Mietvertrag für Ihr Haus oder Ihre Wohnung, aber auch für Garagen und Grundstücke, sollten Sie mindestens für die Dauer des Mietverhältnisses aufbewahren. Das gilt auch für jeglichen Schriftverkehr, der zwischen Ihnen und dem Vermieter stattfindet. Drucken Sie gegebenenfalls E-Mails aus und heften Sie diese mit ab. Bewahren Sie die Unterlagen so lange auf, bis Sie die zu Beginn des Mietverhältnisses gezahlte Mietkaution zurückerhalten haben.
Kaufbelege
Ob Traumküche oder E-Bike – bei Anschaffungen, die mit hohen Investitionen verbunden sind, sollten Sie stets sämtliche Belege aufbewahren. Das gilt auch für teure Reparaturrechnungen, etwa an Haus oder Auto.
Garantie
Viele Hersteller geben mittlerweile eine freiwillige Garantie auf Ihre Produkte, die weit über die gesetzliche Gewährleistungspflicht hinausgeht. Um diese im Falle eines Defekts auch nutzen zu können, sollten Sie die Zahlungsbelege bis zu ihrem Ablauf aufbewahren. Beträgt die Garantie drei Jahre, sollten Sie Rechnungen und Quittungen also frühestens nach Ablauf dieses Zeitraums entsorgen.
Hausratversicherung
Die Hausratversicherung kommt bei Brand oder Diebstahl für den Verlust Ihrer Besitztümer auf. Allerdings nur, wenn Sie entsprechende Belege vorweisen können. Kommen nach dem Abschluss neue Gegenstände hinzu, sollten Sie die Belege dafür dauerhaft aufbewahren. Idealerweise machen Sie zusätzlich Fotos von Ihren jeweiligen Neuanschaffungen, etwa Ihrem neuen TV oder der neuen Küche.
Produkthaftung
Das Aufbewahren von Kaufbelegen empfiehlt sich zudem für den Fall, dass Sie oder eine andere Person im Haushalt durch ein gekauftes Produkt zu Schaden kommen. Verletzen Sie sich durch einen nachweisbaren Defekt am Fahrrad oder kommt es durch einen Kurzschluss Ihres Fernsehgeräts zum Wohnungsbrand, kann das ein Fall für die Produkthaftung sein. Im Rahmen dieser Haftung können Sie noch 10 Jahre nach dem Kauf der Produkte Schadensersatz einklagen. Mindestens so lange sollten Sie auch Dokumente wie Lieferschein beziehungsweise Rechnung aufbewahren.
Zahlungsnachweis
Es kann durchaus passieren, dass ein Verkäufer im Nachhinein behauptet, er hätte keine Zahlung von Ihnen erhalten oder eine Rate oder Teilzahlung würde noch ausstehen. Durch Vorlage Ihres Kontoauszugs oder einer Quittung können Sie dem Verkäufer jedoch nachweisen, die Zahlung ordnungsgemäß geleistet zu haben. Dabei gilt eine gesetzliche Verjährungsfrist von drei Jahren, die mit Ablauf des Jahres, in dem Sie einen Artikel gekauft haben, beginnt.
Diese Dokumente dienen auch der Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen innerhalb der ersten zwei Jahre nach dem Kauf eines Produkts. Stellen sich Mängel ein oder ist das Produkt defekt, können Sie durch Vorlage des Kaufbelegs die Nachbesserung oder den Umtausch des defekten Produkts verlangen.
Persönliche Dokumente
Jeder Mensch besitzt zahlreiche personenbezogene Papiere, die seine Abstammung belegen oder als Nachweis für Eheschließungen oder eine Scheidung gelten. Auch Reisepapiere und Führerschein zählen zu diesen Unterlagen.
Persönliche Dokumente wie
- ärztliche Gutachten
- Berufsabschlüsse
- Führerschein
- Geburtsurkunde
- Heiratsurkunde
- Reisepass
- Scheidungsurkunde
- Stammbuch
- Sterbeurkunde(n) und
- Zeugnisse
müssen ein Leben lang aufbewahrt werden. Dies gilt beispielsweise ebenfalls für die Heiratsurkunde, selbst wenn die Ehe geschieden wurde. Ebenso muss die Scheidungsurkunde auch dann aufbewahrt werden, wenn Sie erneut geheiratet haben.
Tipp: Fertigen Sie zur Sicherheit Kopien Ihrer persönlichen Dokumente an. Sollten die Originale verloren gehen, bei einem Feuer oder einer Überschwemmung zerstört werden, können Sie sich bis zur Ausstellung neuer Dokumente mit den Kopien behelfen.
Steuer
Bei Belegen, die die Steuerbehörden betreffen, sollten Sie penibel auf die Fristen achten. Versehentlich verlegte oder verloren gegangene Dokumente können Sie sonst teuer zu stehen kommen.
Belege
Wenn Sie Aufwendungen gegenüber dem Finanzamt als Werbungskosten geltend machen, sollten Sie die Belege mindestens bis zum Ergehen des Steuerbescheids, besser aber noch für vier Jahre aufbewahren. Denn so lange dauert die Festsetzungsfrist. Während dieser Zeit kann das Finanzamt bereits ergangene Steuerbescheide berichtigen. Ist das der Fall, sollten Sie die nötigen Unterlagen zur Hand haben.
Längere Aufbewahrungsfristen bei hohem Einkommen
Beläuft sich Ihr Einkommen nach Abzug der Werbungskosten allerdings auf mehr als 500.000 Euro, gelten andere Aufbewahrungsfristen. In diesem Fall müssen Sie sämtliche Belege wie:
- geltend gemachte Rechnungen und
- Kontoauszüge Ihrer Bank
für mindestens sechs Jahre behalten und auf Verlangen dem Finanzamt zur Verfügung stellen.
Versicherungen
Viele Deutsche versuchen, sich mit Versicherungen gegen alle möglichen Risiken abzusichern. Dabei fallen zahlreiche Unterlagen wie Policen und anderer Schriftverkehr an, die für den Versicherungsfall gut aufbewahrt werden sollten. Dazu zählen:
- Versicherungsanträge und Versicherungspolicen (auch von Online-Verträgen)
- Schriftverkehr wie Änderungsmitteilungen der Versicherungen und
- Beitragsrechnungen.
Die Unterlagen sollten Sie auf jeden Fall für die gesamte Dauer des Versicherungsverhältnisses aufbewahren. Handelt es sich etwa um eine Berufsunfähigkeits-, Renten- oder Lebensversicherung, müssen Sie die Unterlagen auch nach dem Eintritt des Versicherungsfalls aufbewahren, um beispielsweise die Zahlungen im Rahmen der Steuerklärung anzugeben.
Ordner für den Notfall
In einem Notfall, etwa einem Wohnungsbrand oder einer drohenden Überschwemmung des Hauses, ist es fast unmöglich, in Ruhe die wichtigsten Dokumente aus ihren Ordnern zu suchen und in Sicherheit zu bringen.
Tipp: Legen Sie deshalb schon vorher einen Notfall-Ordner an, den Sie im Fall der Fälle schnell greifen und mitnehmen können.
Darin enthalten sein sollten die wichtigsten Informationen wie eine ausführliche Liste mit Konto- bzw. Vertragsnummern zu:
- Bankkonten,
- Verträgen und
- Versicherungen
Darüber hinaus sollten Sie Unterlagen wie Ihre Patientenverfügung oder Ihr Testament in diesem Ordner aufbewahren. Auch sollten Sie Dokumente in dem Ordner abheften, die für Sie einen persönlichen Wert haben und die keinesfalls verloren gehen dürfen.
Quellen:
https://www.arag.de/auf-ins-leben/selbststaendigkeit/aufbewahrungsfristen/
http://aufbewahrungsfristen.org/privat/
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__195.html
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__199.html
