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Die der Aufbewahrungsfrist zugrundeliegende Aufbewahrungspflicht ist eine Rechtspflicht, die besagt, dass die Aufbewahrung bestimmter Geschäftsunterlagen zu abgeschlossenen Geschäftsvorgängen für handels- oder steuerrechtliche Zwecke
- in geordneter Form, zum Beispiel alphabetisch oder chronologisch,
- gesichert, das heißt geschützt vor Feuer, Feuchtigkeit und ihre Lesbarkeit garantierend,
- für Behörden jederzeit verfügbar und einsehbar und
- in Deutschland
zu erfolgen hat.
Tipp: Kassenbons und Rechnungen auf Thermopapier bleichen schnell aus. Um ihre Lesbarkeit über den gesamten Aufbewahrungszeitraum zu gewährleisten, kopieren Sie sie und heften sie an das Original.
Nur auf schriftlichen Antrag ist es möglich, digitale und elektronische Aufzeichnungen im Ausland zu lagern. Dabei muss das Finanzamt sowohl über den Standort informiert sein als auch vollumfänglichen Zugriff auf die Daten haben.
Welche Unterlagen aufzubewahren sind, regelt § 257 des Handelsgesetzbuches (HGB) bzw. § 147 der Abgabeordnung (AO). Dort heißt es unter 5. auch, dass alle „Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind“ geordnet aufzubewahren sind.
Dies soll helfen vergangene Geschäftsvorgänge auch in Zukunft noch nachvollziehbar zu machen. Jeder, der zur Buchführung verpflichtet ist, muss sich daranhalten. Die Form der Aufbewahrung kann unterschiedlich erfolgen, beispielsweise als inhaltliche oder bildliche Wiedergabe. Für die wichtigsten Dokumente gilt aber, dass sie im Original vorliegen müssen.
Tipp: Im Zweifel sollte immer das Original aufbewahrt werden.
Aufbewahrungsfrist
Die Aufbewahrungsfrist beginnt grundsätzlich mit dem Schluss des Kalenderjahrs, in dem
- die letzte Eintragung in das Buch gemacht,
- das Inventar, die Eröffnungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt,
- der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder
- der Buchungsbeleg entstanden ist,
- ferner die Aufzeichnung vorgenommen worden ist oder
- die sonstigen Unterlagen entstanden sind
und endet am 01. Januar des Jahres nach Fristablauf. Im Folgenden soll auf Fristen für Privatpersonen bzw. Selbstständige und Freiberufler eingegangen werden.
Aufbewahrungsfristen für Privatpersonen
Privatpersonen sind
- Grundsätzlich von der Aufbewahrungspflicht befreit
- Ausnahmen:
- Rechnungen/Belege für Leistungen an einem Grundstück (Aufbewahrungspflicht: 2 Jahre), zur Bekämpfung der Schwarzarbeit, leistender Unternehmer ist verpflichtet auf Frist hinzuweisen
- Privatiers mit Überschusseinkünften in Höhe von 500.000 Euro und mehr (Aufbewahrungspflicht: 6 Jahre)
Tipp: Prinzipiell empfiehlt es sich auch für Privatpersonen Ihre Steuerunterlagen bis zum Ablauf der Festsetzungsfrist, also mindestens 4 Jahre, aufzuheben, um auf mögliche Nachforderungen oder -fragen der Steuerbehörden reagieren zu können. Vorsicht ist auch bei vorläufigen Steuerbescheiden geboten. Erst wenn er bestandskräftig ist, sollten Sie Ihre Unterlagen vernichten.
Aufbewahrungsfristen für Selbstständige und Freiberufler
Im Gegensatz zu Privatiers müssen sich diese Berufsgruppen im Rahmen der steuerlichen und handelsrechtlichen Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht sehr wohl an Aufbewahrungsfristen und -pflichten halten. Sind sie aber nicht im Handelsregister eingetragen und übersteigt ihr Gewinn nicht 60.000 und ihr Umsatz nicht 600.000 Euro ist eine kaufmännische Buchführung nicht nötig. In diesen Fällen genügt die einfache Buchführung oder Einnahmen-Überschuss-Rechnung, in der Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt werden. Dennoch gelten für Selbstständige und Freiberufler steuerliche Aufbewahrungsfristen zwischen
- 6 Jahren für Handels- und Geschäftsbriefe
und
- 10 Jahren für alle anderen zahlungsrelevanten Unterlagen, zum Beispiel Bilanzen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Inventare.
Diese Fristen gelten auch für elektronische Dokumente, beispielsweise E-Mail-Korrespondenz.
Tipp: Beachten Sie, dass bei Verträgen die Aufbewahrungspflicht erst mit Ablauf des Vertrages beginnt.
Verlängerung der Aufbewahrungsfrist
Unter bestimmten Voraussetzungen ist auch eine Verlängerung der Aufbewahrungsfrist möglich. Dies ist etwa dann der Fall, wenn die Unterlagen Einfluss auf Steuern haben, bei denen die Festsetzungfrist noch nicht abgelaufen ist. Denn erst nach deren Ende ist eine Änderung der Steuerfestsetzung nicht mehr nachträglich zulässig. In Fällen eines Einspruches, einer Betriebsprüfung oder einer späteren Abgabe der Steuererklärung spricht man auch von einer sogenannten „gehemmten“ Festsetzungsfrist.
Beispiele für Aufbewahrungsfristen
- Ein Geschäftsbrief aus dem Jahr 2015 darf also erst am 01.01.2022 vernichtet werden.
- Die Eröffnungsbilanz von 2017 muss bis einschließlich 31.12.2027 aufbewahrt werden.
- Der Jahresabschluss von 2015 wird zusammen mit der Steuerklärung erst 2017 beim Finanzamt eingereicht. Die Aufbewahrungsfrist für den Jahresabschluss 2015 läuft also erst mit Ende des Jahres 2027 ab.
Verstöße, Folgen, Strafen
Eine Verletzung der oben genannten Aufbewahrungsfristen kann sowohl straf- als auch steuerrechtliche Konsequenzen haben. Während Privatpersonen mit Bußgeldern von bis zu 500 Euro für fehlende Rechnungen oder Zahlungsbelege noch vergleichsweise glimpflich davonkommen, sind die Folgen für Freiberufler und Selbstständige ungleich härter. Neben empfindlichen Geldstrafen in Höhe von bis zu 50.000 Euro ist das Finanzamt auch berechtigt, die Besteuerungsgrundlage, womöglich überhöht, zu schätzen. Im Extremfall drohen sogar Freiheitsstrafen aufgrund von Insolvenzstraftaten oder Steuerhinterziehung.
Bedenken Sie die möglichen Risiken, bevor Sie demnächst zu Hause wieder den Reißwolf hervorholen, um der Papiermassen Herr zu werden.
Tipp: Auf unseren Seiten finden Sie auch weitere Informationen zu Aufbewahrungsfristen für verschiedene Dokumente im Privathaushalt und für Kontoauszüge im Speziellen.
Quellen:
https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungsfrist
https://de.wikipedia.org/wiki/Aufbewahrungspflicht
https://de.wikipedia.org/wiki/Festsetzungsfrist
https://www.focus.de/finanzen/recht/tid-33266/aufbewahrung-von-dokumenten-kampf-dem-papierberg-diese-dokumente-duerfen-sie-jetzt-wegschmeissen_aid_1086507.html
https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__147.html
https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__241a.html
https://www.gesetze-im-internet.de/hgb/__257.html
https://www.hk24.de/produktmarken/beratung-service/recht_und_steuern/steuerrecht/abgabenrecht/aufbewahrungsfristen-geschaeftsunterlagen/1157174
