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Im Handelsgesetzbuch (HGB) und in der Abgabenordnung (AO) ist präzise geregelt, welche geschäftlichen Unterlagen wie lange in Deutschland aufbewahrt werden müssen. Die Aufbewahrungsfristen gelten dabei für alle Unternehmer, die gemäß Handelsrecht zur ordentlichen Buchführung verpflichtet sind. In jedem Unternehmen kommen unzählige Unterlagen zum Einsatz. Bei Firmen mit vielen Angestellten machen die Gehaltsabrechnungen einen Großteil der Unterlagen aus. Die Abrechnungen können nicht einfach im Reißwolf vernichtet werden: Jeder Arbeitgeber ist gesetzlich dazu verpflichtet, die Lohnunterlagen für sämtliche Beschäftigten in einer geordneten Form aufzubewahren. Dabei wird zwischen 2 unterschiedlichen Fristen unterschieden: 6 Jahre und 10 Jahre.
Wie lange müssen Sie Lohnunterlagen aufbewahren?
Sie müssen für jeden Angestellten ein eigenes Lohnkonto führen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um einen Vollzeit-Angestellten oder einen geringfügig Beschäftigten handelt. Weitere Vorgaben, wie die Konten im Detail zu führen sind, finden Sie in „§ 28f Absatz 1 SGB IV“. Im Falle einer Betriebsprüfung müssen Sie sämtliche Unterlagen von allen Mitarbeitern in einer schriftlichen Form nachweisen können. Stehen Sie unter Verdacht zu wenig Steuern gezahlt zu haben, müssen Sie die Unterlagen ebenfalls lückenlos vorzeigen. Gemäß „§ 41 EStG“ müssen Sie alle Lohnkonten mindestens 6 Jahre lang aufbewahren. Die Fristen beginnen stets zum Ende des jeweiligen Kalenderjahres. Maßgeblich dafür ist das Erstellungsdatum auf der Lohnabrechnung. Handelt es sich hingegen um Gehaltsabrechnungen, die bei der Gewinnermittlung Ihres Unternehmens eine Rolle spielen, müssen Sie diese 10 Jahre lang aufheben. Folgende Dokumente zählen zu dieser Gruppe:
- Buchungsbelege
- Jahresabschlüsse
- Inventarlisten
- Lohnsteuerunterlagen
- Lohnlisten
Haben Sie die Unterlagen zu früh im Reißwolf geschreddert, werden Sie spätestens im Falle einer Prüfung große Probleme bekommen. In regelmäßigen Abständen verlangt die Bundesversicherungsanstalt nämlich Einsicht in sämtliche Steuerunterlagen sowie in alle Lohnlisten. Sind Ihre Unterlagen dann unvollständig oder fehlerhaft, müssen Sie mit negativen Konsequenzen in Form von Bußgeldern und Nachzahlungen rechnen. Im Rahmen dieser Kontrollen prüft die Bundesversicherungsanstalt auch etwaige Rentenansprüche. Ohne diese wichtigen Unterlagen lassen sich die Beitragszahlungen über einen bestimmten Zeitraum nicht mehr nachvollziehen.
Welche Dokumente gehören zu den Lohnunterlagen?
- Firmenstammdaten (Entgeltabrechnungsdaten des Arbeitgebers)
- Personalstammdaten (individuelle Entgeltabrechnungsdaten der Arbeitnehmer)
- Brutto- und Nettoabrechnungen
- Stundenzettel und Fehlzeitenbelege
- Mitgliedsbescheinigung der Krankenkassen
Deshalb sollten Sie Ihre Gehaltsabrechnungen aufheben
Privat sind Sie nicht zu einer mehrjährigen Aufbewahrung Ihrer Abrechnungen verpflichtet. Entsorgen Sie die wichtigen Unterlagen zu früh, kann dies bei einer Kontrolle unangenehme Konsequenzen für Sie haben.
Bei Bonitätsprüfungen spielen die Lohnabrechnungen eine zentrale Rolle. Kreditinstitute können anhand dieser Abrechnungen kontrollieren, ob die Empfänger der Abrechnung einen beantragten Kredit überhaupt zurückzahlen können.
Die Unterlagen spielen im Hinblick auf Unterhaltsansprüche oder ähnliche Verpflichtungen eine Rolle. In diesen Fällen dienen die wichtigen Abrechnungen als schriftliches Beweismaterial für die monatliche Gehaltszahlung. Ohne diese Unterlagen lässt sich der maximale Unterhaltsbetrag nicht berechnen.
Sollten Sie im Verdacht stehen, Steuern hinterzogen zu haben, sind die nicht mehr vorhandenen Lohnunterlagen ein großes Problem. In einem solchen Fall können Sie Ihre aktuelle, finanzielle Situation und sämtliche Einkünfte nicht nachweisen. Als Konsequenz drohen Ihnen nicht nur Nachzahlungen, das Finanzamt kann auch eine Geld- oder Haftstrafe verhängen!
Aufbewahrungsfristen bei geringfügig Beschäftigten?
Der gesetzliche Mindestlohn wurde im Januar 2015 eingeführt. Als Arbeitgeber sind Sie seit dem 1. Januar dieses Jahres gesetzlich dazu verpflichtet, sämtliche Arbeitszeiten zu dokumentieren. Haben Sie geringfügig Beschäftigte, müssen Sie die Arbeitszeiten schriftlich festhalten. Die entsprechenden Dokumente müssen Sie dabei mindestens 2 Jahre lang aufbewahren. Diese Aufzeichnungen müssen Sie im Rahmen einer Zollprüfung vorzeigen können. Laut Mindestlohngesetz kann ein Verstoß gegen die Dokumentations- und Aufbewahrungspflicht ein hohes Bußgeld von maximal 30.000 Euro nach sich ziehen.
Zusammenfassung der wichtigsten Aufbewahrungsfristen
- Meldungen bei der Krankenkasse: bis zum Jahresende
- Lohnsteuerkarte: bis zum Ende des Jahres
- Lohn- sowie Gehaltskonten: 6 oder 10 Jahre
- Buchungsbelege für die Finanz-Buchhaltung: 10 Jahre
- Abrechnung von Aushilfen: 10 Jahre
- Lohnsteuer-Anmeldung: 10 Jahre
- Quittung über die Arbeitslohn-Zahlung: 10 Jahre
Tipp: Keine Frist beginnt zwangsweise am ersten Tag nach dem Ende eines Geschäftsjahres, auf welches sich die Unterlagen beziehen. Sie beginnt erst nach dem Ende eines Kalenderjahres, in welchem die letzte Eintragung vorgenommen wurde.
Was ist mit Privat-Personen?
Es ist in Deutschland nicht gesetzlich vorgeschrieben, dass Privat-Personen ihre Gehaltsabrechnungen aufheben müssen. Es ist dennoch empfehlenswert, dass Sie Ihre Unterlagen eine gewisse Zeit lang an einem sicheren Ort aufbewahren. Zumindest bis zum Eintritt in das Rentenalter ist die Aufbewahrung von Vorteil. Sollte es bei der Berechnung Ihrer Altersrente zu Abweichungen kommen, können Sie diese mittels Ihrer aufgehobenen Unterlagen nahtlos belegen. Ein gängiges Beispiel für Abweichungen bei der Berechnung der Altersrente sind Frauen, die im Erziehungsurlaub waren. Können diese gegenüber ihrem Rentenversicherungsträger nicht schriftlich belegen, welche zusätzlichen Zeiten angerechnet werden müssen, bekommen sie im schlechtesten Fall eine deutlich geringere Altersrente.
Tipp: Selbst, wenn Sie gesetzlich nicht dazu verpflichtet sind Ihre Gehaltsabrechnungen aufzubewahren, sollten Sie dies dennoch tun. Im Hinblick auf Ihre spätere Rentenzahlung ist es empfehlenswert, dass Sie Ihre Lohnunterlagen bis zum Eintritt in das Rentenalter aufbewahren.
Verlängerung der Fristen – Sonderfälle
In einigen Fällen müssen Sie die Unterlagen jedoch um einiges länger aufheben. Es kann in Deutschland durchaus passieren, dass die Festsetzungsfrist von einem noch nicht endgültigen (vorläufigen) Steuerbescheid die festgelegte Aufbewahrungsfrist übersteigt. In der Regel dauert die Festsetzungsfrist dabei 4 Jahre. Die Frist beginnt direkt am 1. Januar, nachdem Sie Ihre Steuererklärung eingereicht haben. Die Festsetzungsfrist kann sich um:
- 5 Jahre verlängern, sollte das zuständige Finanzamt bei Ihnen eine leichtfertige Steuerverkürzung (Ordnungswidrigkeit gemäß § 378 AO) feststellen
- 10 Jahre verlängern, sollte Ihr Finanzamt bei Ihnen eine Steuerhinterziehung (Straftat gemäß § 370 AO) feststellen
Was ist mit dem Datenschutz?
Es ist empfehlenswert und zulässig, dass Sie sämtliche Daten Ihrer Lohnbuchhaltung in elektronischer Form speichern. Zusätzlich muss gewährleistet sein, dass Sie die Daten während des gesamten Aufbewahrungszeitraums lesbar machen können. In diesem Fall müssen Sie die Daten nicht noch zusätzlich ausdrucken und in Schriftform aufheben. An dieser bewährten Vorgehensweise hat sich trotz der neuen Datenschutzbestimmungen (gemäß Artikel 17 DSGVO) nichts geändert. In besonderen Fällen haben Ihre Angestellten auch ein ausdrückliches Recht auf Löschung, sollten deren Daten nicht mehr benötigt werden. Daneben empfiehlt es sich, dass Sie die gespeicherten Daten Ihrer Arbeitnehmer nach Ablauf der Frist und einer zusätzlichen Karenzzeit von 4 Jahren, unwiderruflich löschen.
Quellen:
https://www.paychex.de/wissenswertes/lohnabrechnung-updates/aufbewahrungsfristen-lohnbuchhaltung/
https://www.firma.de/rechnungswesen/aufbewahrungsfrist-die-lohnabrechnung-nicht-zu-frueh-entsorgen/
https://www.arag.de/auf-ins-leben/selbststaendigkeit/aufbewahrungsfristen/
https://www.akademie.de/wissen/aufbewahrungsfristen
http://aufbewahrungsfristen.org/lohnunterlagen/#Aufbewahrungsfrist%20der%20Lohnunterlagen%20privater%20Haushalte
https://www.tk.de/resource/blob/2031412/9004f5c1037306e0098b959e66f35bd6/beratungsblatt-lohn–und-gehaltsunterlagen-data.pdf
