Arbeitszeugnis anfordern: wann hat man Anspruch? Gibt es Fristen?

Das Arbeitszeugnis mitsamt der darin enthaltenen Bewertung durch den Arbeitgeber hat für Arbeitnehmer eine elementare Bedeutung. Umso wichtiger ist es für diese sich damit auseinanderzusetzen, wann darauf ein Anspruch besteht und welche Rechte bezüglich der Fristen und des Widerspruchs durchgesetzt werden können.

Arbeitszeugnis

Generell hat jeder Arbeitnehmer in Deutschland einen Anspruch auf ein in Papierform ausgestelltes Arbeitszeugnis – die elektronische Form ist hierbei unzulässig. Dieser Anspruch umfasst auch Personen in einer befristeten Tätigkeit oder solche in einem „Minijob“ auf 450-Euro-Basis. Klassische Arbeitnehmer in Vollzeit haben natürlich ebenso einen Anspruch. Geregelt ist das unter anderem in den Paragraphen 109 der Gewerbeordnung (GewO) sowie im Paragraph 630 BGB. Bei Auszubildenden wird der Anspruch durch den Paragraph 16 vom Berufsbildungsgesetz (BBiG) durchgesetzt. Somit hat jeder (ehemals) Angestellte ein Recht darauf, nach Beendigung seiner Tätigkeit dieses Arbeitszeugnis zu erhalten, unabhängig davon, aus welchem Grund oder von welcher Seite das Arbeitsverhältnis aufgelöst wurde.

Widerspruch gegenüber einem Arbeitszeugnis

Sind Sie mit dem Arbeitszeugnis, welches der Arbeitgeber ausgestellt hat, nicht zufrieden oder fühlen sich falsch beurteilt, müssen Sie das nicht stillschweigend hinnehmen. Es existieren verschiedene Gründe, warum ein Widerspruch in Betracht gezogen werden könnte, beispielsweise wenn:

  • Sachverhalte falsch beschrieben worden
  • erfolgte Tätigkeiten oder Leistungen fehlen
  • Leistungen und Verhalten mutmaßlich falsch beschrieben sind
  • doppeldeutige Formulierungen verwendet werden
  • formale Anforderungen nicht erfüllt sind

Der Wunsch nach Berichtigung muss ebenso zeitnah eingehen wie die (unter Umständen) erfolgte Korrektur. Mehr als ein halbes Jahr zwischen erstmaliger Ausstellung und dem Wunsch nach Korrektur dürfen auf keinen Fall vergehen, idealerweise wird dieser bereits ein oder zwei Wochen später zum Ausdruck gebracht. Wie dabei vorgegangen wird, ist auch maßgeblich vom Verhältnis zum ehemaligen Arbeitgeber abhängig. In den meisten Fällen wollte dieser seinem ehemaligen Arbeitnehmer gar kein schlechtes Zeugnis ausstellen, mitunter war er einfach mit einigen Formulierungen nicht so vertraut oder hat eine Tätigkeit vergessen zu erwähnen. Ein persönliches Gespräch zu suchen verspricht bei einem guten Verhältnis daher meist den größten Erfolg.

Schwieriger wird es, wenn ein schlechtes Verhältnis existiert, dann bleibt meist nur der Einspruch in schriftlicher Form inklusive einer Frist. Hilfreich ist dann auch, wenn schon eigene Vorschläge zu Formulierungen und Ergänzungen mit übermittelt werden. Weigert sich der Arbeitgeber diese umzusetzen, bleibt nur der Rechtsweg über eine Klage. Dann wird ein Gericht prüfen, ob der ehemalige Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine „bessere Version“ besitzt. Die gesetzte Frist zur Überarbeitung sollte übrigens zwei Wochen betragen, schließlich muss auch der Arbeitgeber dafür erst Zeit finden, vor allem in kleineren Betrieben ohne eigene Personalabteilung.

Unterscheidung: qualifiziertes und einfaches Arbeitszeugnis

In der Praxis findet solch eine Unterscheidung bereits seit geraumer Zeit statt. Generell gelten hier einige Vorgaben, die auch im Interesse des Arbeitnehmers eingehalten werden sollten:

  • ein Arbeitszeugnis ist immer ausdrücklich und in Schriftform zu verlangen
  • verlangen Sie das Arbeitszeugnis zeitnah
  • eventuelle Fristen im Arbeitsvertrag können dafür sorgen, dass der Anspruch langfristig verwirkt

In einem einfachen Zeugnis befinden sich lediglich die Art und Dauer von einem Arbeitsverhältnis. Interessanter und wertvoller ist daher das qualifizierte Zeugnis, bei dem der Arbeitgeber auch die Leistung und das Verhalten des ehemaligen Angestellten bewertet. Generell hat der Arbeitgeber die freie Wahl, ob er ein einfaches oder qualifiziertes Zeugnis ausstellt, wobei sich mittlerweile am Arbeitsmarkt etabliert hat, dass auf konkreten Wunsch qualifizierte Zeugnisse ausgestellt werden. Das kann dem Arbeitgeber aber nur dann zugemutet werden, wenn er die Leistungen tatsächlich beurteilen kann. Lief das Angestelltenverhältnis beispielsweise lediglich über einen Monat, ist dem Arbeitgeber nicht zumutbar, dass dieser über ein qualifiziertes Zeugnis fundierte Aussagen treffen kann. Selbiges gilt für Arbeitnehmer, die bereits in der Probezeit wieder aus dem Unternehmen ausscheiden.

Arbeitnehmer können entweder ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis verlangen, nicht aber beide Varianten zeitgleich. In der Praxis ist es üblich, bis auf die eben genannten Ausnahmen, dass dieser Wunsch durch dem Arbeitgeber entsprochen wird.

Die Form eines Arbeitszeugnisses

Kein Gesetz und auch kein Tarifvertrag regelt im Detail, wie ein Arbeitszeugnis auszusehen hat oder aufgebaut sein muss. Als Orientierung wird daher die Rechtsprechung mit vergangenen Urteilen herangezogen. Diese haben vier elementare Grundsätze für solch ein Arbeitszeugnis etabliert:

Grundsatz der Wahrheit

  • alles was im Zeugnis steht muss der Wahrheit entsprechen, Verdächtigungen und Annahmen sind stets untersagt

Grundsatz des verständigen Wohlwollens:

  • das Arbeitszeugnis muss wohlwollend verfasst sein, damit es dem ehemaligen Arbeitnehmer nicht die weitere berufliche Laufbahn und Jobsuche erschwert

Grundsatz der Vollständigkeit:

  • es müssen alle Angaben vollständig enthalten sein, darunter erledigte Aufgaben, die Bewertungen der Leistung sowie übertragene Verantwortungen im Unternehmen
  • untersagt sind einmalige Vorfälle, die uncharakteristisch für den Arbeitnehmer sind, beispielsweise eine erhaltene Abmahnung

Grundsatz der individuellen Beurteilung:

  • das Arbeitszeugnis darf nicht nur aus allgemeinen, kopierten Floskeln bestehen, sondern muss individuell die jeweilige Person beurteilen

Diese vier Grundsätze machen einen nicht zu vernachlässigenden Teil der Rechte des Arbeitnehmers aus, weshalb dieser auch in der Pflicht steht, sein Arbeitszeugnis auf diese Grundsätze zu überprüfen. Das gilt insbesondere für oftmals verschlüsselte Formulierungen und deren Bedeutung.

Arbeitszeugnis prüfen

Tipp: Überprüfen Sie mit Hilfe von Google und anderen Suchmaschinen die Formulierungen und ziehen Sie gegebenenfalls einen Freund oder Kollegen heran, der mit der Erstellung solcher Zeugnisse vertraut ist. Sind Sie der Meinung Ihre Beurteilung ist falsch, dann sollten Sie unverzüglich in schriftlicher Form um Korrektur bitten.

Fristen

Arbeitnehmer (auch solche, die sich lediglich in Teilzeit befanden), sollten den Arbeitgeber schriftlich zur Erstellung auffordern. Bei Auszubildenden ist diese Aufforderung nicht notwendig, da der Arbeitgeber diesen automatisch ein Zeugnis für ihre Ausbildungszeit ausstellen muss.

Mit Hinblick auf die Fristen ist zu beachten, dass es hier keine konkreten gesetzlichen Vorgaben gibt. Stattdessen werden die jeweiligen Ausschlussfristen in den Arbeits- und Tarifverträgen erwähnt. Deshalb sollten Sie sich Ihren Vertrag einmal zur Hand nehmen und selbst schauen, welche Frist bei Ihnen gegeben ist. Eine solche Klausel könnte zum Beispiel besagen, dass das Zeugnis innerhalb von einem Monat nach dem Ausscheiden aus dem Unternehmens beantragt werden muss. Verfliegt diese, verfällt damit auch Ihr rechtlicher Anspruch auf solch ein Zeugnis. Nach Ablauf dieser Frist ist der Arbeitgeber nicht mehr verpflichtet ein qualifiziertes Arbeitszeugnis auszustellen, ein einfaches Zeugnis muss er aber weiterhin liefern. Mit Hinblick auf die jeweilige Frist gilt der Zeitpunkt, an dem Sie Ihrem ehemaligen Arbeitgeber schriftlich den Wunsch nach einem Zeugnis zum Ausdruck bringen

  • die E-Mail oder das Einschreiben sollten Sie daher archivieren.

Weitere Regelungen

  • früher galt in Deutschland ein Anspruch bis zu maximal 30 Jahre
  • heute beurteilen Gerichte die Situation in ihren Urteilen anders
  • Art und Dauer der Anstellung spielen eine Rolle
  • ebenso wie Größe des Betriebs und die gehaltene Stellung
  • entsprechend dieser Aspekte liefern Gerichte rund sechs Monate bis drei Jahre bis zum Verwirken

Sind Sie sich nicht sicher oder können die Frist nicht finden, können Sie sich auch beim Betriebsrat informieren. Generell macht es aber keinen Sinn, diese Frist überhaupt hinauszögern zu wollen – „so schnell wie möglich beantragen“ lautet die korrekte Devise. So vermeiden Sie schon im Vorfeld ein unnötiges Risiko, wenn Sie zu lange warten sollten und sich Ihr Anspruch daher verwirkt. Dann könnte auch dem Arbeitgeber kein Vorwurf mehr gemacht werden, dass dieser nach mehreren Jahren die Leistung nicht länger über ein qualifiziertes Zeugnis beurteilen kann.

Quellen:
https://www.gesetze-im-internet.de/gewo/__109.html
https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__630.html
https://www.gesetze-im-internet.de/bbig_2005/__16.html
https://karrierebibel.de/arbeitszeugnis/
https://de.wikipedia.org/wiki/Arbeitszeugnis
https://www.absolventa.de/karriereguide/zeugnistypen/arbeitszeugnis

Miriam Kirmse
Über unsere Autorin
Miriam Kirmse ist die Content-Managerin von Wiado. Dabei interagiert sie vor allem mit den verschiedenen Experten, die für unser Online-Magazin als Autoren tätig sind. In ihrem bisherigen Berufsleben hat sie bereits als Kamerafrau, Moderatorin und Redakteurin gearbeitet. Ihre Motivation ist es, die Leser mit einem Blick hinter die Kulissen des Alltäglichen zuverlässig zu informieren und auch Antworten auf unkonventionelle Fragen zu finden. Ihr Motto lautet: Man lernt nie aus!
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